Windows 文件管理是操作系统中管理各种文件的中枢，也是一种高级工具。 虽然默认设置相当适合普通使用，但你可以使用各种选项和设置来更有效地组织和搜索文件。 因此，无论你是因杂乱的硬盘分割而不知所措，还是在 Windows 中难以找到文件，这次与大家分享的 9 个技巧都将让你充分发挥文件总管的潜力。
9 种使用 Windows 文件管理更有效组织和搜索文件的方法
1. 利用快速访问和钉选
「快速存取」位于文件总管的左侧边栏上。 快速访问是更有效地开启最常用或最近使用文件夹的绝佳方法。 它将自动列出你最近使用的文件夹，同时也可以手动固定你常用的任何文件夹。 您无需打开并浏览多个文件夹，只需单击即可直接导航至固定文件夹。
将文件夹固定到快速存取非常简单。 右键单击要固定到快速存取的任何文件夹。 从上下文菜单中，选择钉选到快速访问选项，仅此而已。 如果你将来对此感到困扰，还可以轻松地从文件总管的左侧边栏中，在快速访问项目上点击鼠标右键取消钉选。
2. 使用详细资料视图
Windows 文件管理器中的详细数据视图非常适合用来获取文档的组织概览，它以柱状布局显示文件名称、大小、类型和修改日期等属性。 这在处理包含大量文件的目录时特别有帮助，因为你可以根据属性对文件进行排序和过滤。
例如，如果要按大小升序对文件夹下的文件进行排序，可以在详细资料视图中点击大小栏位的标题，以升序或降序对文件进行排序。
3. 标记你的文件
Windows 可让你位文件新增虚拟标签，协助你对文件进行分类，无论保存于何处都仍让它们更容易查找。 例如，用「财务」标记所有与发票、帐务有关的 Excel 工作表，你以后可以使用关键字「财务」来快速找到它们。 目前，Windows 仅允许你标记 Microsoft Office 文件（DOCX、EXCEL、PPT 等）和图片文件（我试了一下，PNG 不行），操作方式如下：
- 在可支持新增标签的文档上点击鼠标右键，然后选择「内容」。
- 切换到详细资料标签，点击标签栏后输入想要用的标签文字。 如果您想要输入多个标签，请用半形的“;”来分隔。
- 最后点选套用、确定即可。
4. 启用分组
Windows 可让你根据名称、修改日期、类型、大小等各种属性对文件和文件夹进行分组。 这使得组织和访问特定的文件变得容易。 例如，在下载文件夹中，你通常需要将最近新增的文件放在顶部，因此，你可以简单地按修改日期属性对文件和文件夹进行分组，然后选择降序排列，这将始终将最近下载的文件和文件夹分组在顶部。 同样，你可以选择「类型」属性，该属性将对特定类型的文件（例如 JPEG 影像）进行分组。
在 Windows 中对文档和文件夹进行分组非常容易，以下是在硬盘或任何文件夹下执行操作的方式：
- 打开想要进行文件分组的硬盘或文件夹。
- 在空白区域点击鼠标右键，然后从菜单中的「分组方式」里选取想要依据的属性。 另外还可以选择递增或递减。
5. 运用不同窗格
Windows 文件总管内置有多个窗格，例如导览窗格、预览窗格和详细数据窗格，每个窗格都能改善你的文件管理体验。 导览窗格默认启用，可以从资源管理器窗口的左侧访问。 它用于导航到不同的部分或文件夹，例如快速存取、本地等。
你可在特定硬盘或文件夹下启用预览窗格和详细资料窗格。 预览窗格能让你查看文件内容，例如 PDF 或图像，无需开启文件。 详细资料窗格则提供文件大小、创建日期和标签等原始资料。 启用预览或详细资料窗格很简单，只需点击文件总管上的「查看」即可从下拉菜单中选择。
如果你想关闭窗格，只需要点击右上角的「详细资料」或「预览」按钮即可。
6. 建立文件夹逻辑结构
经过深思熟虑的文件夹层次结构可以节省时间并减少混乱。 例如，你可以建立子目录，例如工作 > 项目 > 项目名称 ，而不是名为工作的单一目录。 这种结构可以将你的文件和文件夹分开并更易于找到。 笔者为你提供最佳实践方式的三个要点：
- 使用反映内容的文件夹名称，并且力求清晰简洁。
- 避免层次结构过深，以简单为主。
- 使用一致的命名规则，例如「YYYYMMDD_项目名称」（下图是笔者自己的工作文件夹命名方式）。
7. 使用进阶搜索筛选器
Windows 文件总管搜寻支持各种筛选器，如种类、大小、修改日期等，使搜寻有效率。 使用这些筛选器，你可以准确地列出具有相同或相似属性的文件类型。 例如，使用「名称：jpg」 将显示你执行搜索的文件夹中的所有 JPG 文件。 以下是一些常用的过滤器，例如：
- 依大小筛选，例如大小：<100MB。
- 依日期筛选，例如「北京时间2024/11/25」。
- 依文件类型筛选，例如「类型： jpg」。
除此之外，如果你正在处理不同类型文件夹中的大量文件，还可以组合多个筛选器以使搜寻更加精确，中间以空白为间隔。 例如，如果想搜索小于 100KB 的 JPG 文件，只需输入「类型：jpg 大小：<KB」即可。
8. 使用布尔运算子
布林运算符（AND、OR和 NOT）可帮助排除或包含某些关键词，从而使搜索结果更加精准。
- 你可以用「AND」搜寻包含两个指定关键字的文件和文件夹。 例如，搜索「XX AND YY」来列出同时包含这两个关键词的所有文件。
- 使用「OR」则可搜索包含任一指定关键词的文档和文件夹。 例如，搜索「XX OR YY」来列出包含 XX 或 YY 任一关键字的所有文件。
- 使用「NOT」可查找包含第一个关键词但不包含第二个关键词的文件和文件夹。 例如，搜索「XX NOT YY」，结果中将显示名称中包含 XX 但不包含 YY 的所有文件。
- 你也可以将布林运算子与搜索筛选器一起使用，例如「类型：jpg OR 类型：png」，来列出所有 JPG 与 PNG 文件。
9. 使用万用字符进行部分匹配
如果你不记得要搜索的文件确切名称，万用字符会很有帮助。 万用字符如“*”和“？」允许你搜索具有部分名称的文件。 例如，“*.jpg”将显示名称中带有“. jpg 的所有文件。 同样，如果你忘记了文件名，但知道确切字数，可以使用万用字符「？」。 例如，如果文件名以 Pranav 开头，但不记得前三个字母，则只需在搜索框中使用「??? nav」即可。
这就是在 Windows 上有效组织和搜索文件的 9 种最佳方法。 如果你使用庞大的数据库，应用这些方法将使你提高效率并减少挫折感。 这些都可以在 Windows 设置和选项中使用，并且非常容易，你完全不需要为任何事情安装特定的第三方应用程序。 今天就开始运用这些技巧，你将会体验到工作流程和生产力的正向改变。
