很多时候只要利用内置的工具，不用函数也可以事半功倍，再加上公式及函数的操作都已经十分简化，只要观念对了，自然就可以化繁为简，轻松利用 Excel 制作分析报表。
以下就提供12个 Excel 实用技巧，不管你的 Office 是哪个版本，都可以找到对应的功能试试。 从目录可以快速到达想知道的技巧。
技巧1. 自定义数字格式，不怕 Key-in 错
能够活用单元格，其实已经掌握 Excel 的使用，在数据输入上，要输入规律的文字，可以用鼠标下拉单元格的方式，完成大量公差的级数。 但若是一组长串数字中，只需要变更最后几个字码，就可以利用自订单元格「数值」来简化输入，例如会员编号1060123，若10601为固定不变，只要设置好，日后只须输入后面3码即可。
▲1. 选取想要自定义的字段后，于「字体」功能列表中，按下展开的图标，开启「单元格格式」窗口。
▲2. 选择「数字」标签，并按下「自定义」后，于类型中输入此例「10601000」，后方的「000」是日后可输入的数字。
▲3. 回到工作表中，只要在步骤1选定的栏目中，键入任何3位数字，都会以「10601xxx」显示。
技巧2. 设置文字格式，单元格正确显示手机号码
在单元格中输入的数字若为「0」开头时，在按下 Enter 后，0就会自动消失，最常见的例子就是输入电话号码，要能够在单元格中留下完整的电话号码，就得让单元格辨识此为文字型式，因此在输入0前，先加上「’」符号，然而，若是要输入的电话较多，建议直接将单元格设置为「文字」格式，日后就不用额外输入「’」符号。
▲1. 在输入电话号码前， 先加上「’」符号， 例「’0911123113」，0就不会被取消。
▲2. 若有大量电话号码要输入，则在工作表中选定单元格后，开启「单元格格式」窗口，选择「数字」分页，并按下「文字」。
▲3. 回到工作表中输入电话号码时，可见0同样被保留下来。
技巧3. 用数据验证建立下拉菜单，点击即可输入
在制作大型的数据表格时，经常会有一些固定的数据要填入单元格里，例如建立会员数据表时，性别、年龄、教育程度……等，常见会以选项的方式勾选，而回到活页簿上要建立资料时，与其重复输入特定的内容，不妨利用内置的「资料验证」功能，将固定的选项建立为单元格的菜单，让用户用点击的方式即可完成。
▲1. 选取要建立菜单的栏目后，找到「数据」标签项下的「资料工具」，再点选「资料验证」。
▲2. 在「单元格内允许」菜单下，找到「列表」，「来源」中输入想要建立的选项，记得中间以半型「，」号格开。
▲3. 回到工作表就会发现单元格旁有个灰色的三角型标示，按下就会出现上步骤建立的菜单。
技巧4. 一个单元格的数据分到多个单元格
如果想要将单元格里的数据分割为多个单元格，一般人也许会选择复制、贴上、删除……不断的在单元格间进行上述重复的动作，一来麻烦，二来也花费太多时间。 其实只要利用 Excel 内置的「资料剖析」功能，就可以快速将单元格里的所有资料，依照需求分割至多个单元格里。
▲1. 选取想要分割的单元格，在「资料工具」功能列表下，找到「数据剖析」，并勾选「固定宽度」。
▲2. 在「预览分栏结果」下，按一下鼠标叫出箭头，再拉出想要分割的地方，且不限于只分割为两栏。
▲3. 上步骤都选定完成后，回到工作表就会发现单元格已经被切割为多个栏目。
技巧5. 自动删除工作表中的重复数据
利用 Excel 制作的数据表格，经过长时间的使用后，不免会重复键入相同的资料，但当表格的数据愈来愈多，要在庞大的表格中，立即找到重复的项目并不容易，且一旦表格需要进行计算时，例如加总、平均、累计等等，重复的数据必会影响计算结果的正确性。 因此，这里介绍以 Excel 内置的「移除重复」功能，将表格中重复的数据自动删除，以维护表格的正确定。 不过，在进行「移除重复」功能，还可先利用「设置格式化的条件」，在庞大的表格里，先找到「重复的值」后，再进一步选择将重复的项目删除。
▲1. 选取要比对的字段，在「常用」标签项下，找到「设置格式化的条件」，并于「醒目提示单元格规格」下，选择「重复的值」。
▲2. 在出现的窗口，选择重复，就可自动标示重复单元格，也可指定筛选重复值的显示颜色。
▲3. 回到工作表中就可以看到，表格中已将找到相同的单元格标示出来。
▲4. 要删除重复的单元格时，在「数据」标签项下的「资料工具」里，点选「移除重复」项目。
▲5. 于出现的窗口里，勾选要删除的数据字段后，再按下「确定」。 此例为106年会员编号、姓名。
▲6. 接着就会跳出提示窗口，告知已删除的数据数，以及所保留的数据数，按下确定即完成。
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技巧6. 格式化条件设置，重点一目了然
Excel 内置的「设置格式化的条件」实用性不小，默认功能中，就已经可以将庞大表格里的数据进行挑选，这也算是数据筛选的一种，尤其对于不擅长使用函数或公式的人，几个步骤就能立即找到工作表中所需的资料。 例如将报表中超出预算的部分自动标示出来，当然，也可依照个人需求，活用大于、小于、等于的条件选项。
▲1. 选取要做为格式化的单元格，并选择「设置格式化的条件」下的「醒目提示单元格规则」，此例以「大于」示范。
▲2. 跳出窗口后，先点选要做为比较条件的字段，此例为预算金额，所以图选B2，窗口里便会出现「$B$2」。
▲3. 接着便可以在工作表中，一眼看出所有被格式化条件找出来的单元格。
技巧7. 格式化条件用图标标记更直觉
在「设置格式化的条件」里，也可以选择让单元格的数据以图像化辅助数值显示，让单元格里的数据，更容易被解读，例如绘制成所选「图标集」是在配置格式化条件下，将选定的单元格加上图标标记，如此可以更直觉看出单元格中资料的差异。 此范例为检视每月支出有没有超出预算标准，超出显示红点，没超出为绿点。
▲1. 选取要标记图标的单元格后，找到「设置格式化的条件」选项，选择「图标集」后找到「其他规格」。
▲2. 接着设置筛选的条件及显示的图标。 此范以有没有超出B1单元格数值为标准，图标分别设置，类型则选择「数值」。
▲3. 在进行上步骤的设置时，工作表其实会同步显示，从中也可发现数值以图标辅助后，更能突显数字重点。
技巧8. 指定多个条件，快速筛选结果
虽然通过Excel内置的枢纽分析表可以化繁为简，将复杂的Excel表格，依照所设置的条件，精简呈现出所须要的数据，但如果需求没有这么复杂，只是要几项简单的筛选结果，其实通过Excel内置的资料筛选功能即可完成。 而在筛选功能中，除了提供基本的筛选及排序外，在进阶设置里，还可以一次指定二个以上的条件，再由资料范围中，快速搜寻到符合的资料。 以下就以模拟要在会员名单中，找出年龄45岁以下的女性，而根据已有的会员资料表，设置条件就有二个，一个为女性、一个为<45，借此快速筛选出符合的名单。
▲1. 开启要进阶筛选的会员资料表后，将想要筛选的条件栏目新增在活页的空白处，此为性别及年龄。
▲2. 在上步骤建立的筛选栏目下方，设置筛选条件，此例在性别下输入「女」，年龄为「<45」。
▲3. 找到「资料」标签页里的「排序与筛选」，并按下「高级」选项。
▲4. 接着选择「将筛选结果复制到其他地方」，Excel 2016后下方通常也会自动标示出筛选的资料范围及条件位置。
▲5. 至于复制到的项目下，则于试算表空白处选择筛选结果要定位的存储位置。
▲6. 当上步骤都完成按下确定后，回到工作表上就会自动出现筛选的结果。
技巧9. 合并计算多个表格，数字也能保持连动
利用 Excel 制作表格很方便，但不免会遇到需要将多个相同表格，整合到一个表格的情况，常见的有加总、平均所有表格的数值，或是找出表格中最大值、最小值等等，以方便查询或分析所有 Excel 表格的结果，但要来回切换不同的 Excel 表格，很容易发生数字输入错的人为失误。 这时不妨可以多加利用 Excel 内置的「合并汇算」功能，将所有表格的数据，自动整合到一个表格上，以减少人为出错。 以下以计算平均三年的非薪资收入为示范，通过合并汇算功能，将三个年度活页簿上的数据，整合在同一个表格上呈现，并直接计算出平均值，且勾选「建立源数据的链接」后，被合并的表格数值若有变更，整合的表格也会自动更新。
▲1. 先在 Excel 表里建立新的标签，再于「资料」标签项下的「资料工具」，找到「合并汇算」。
▲2. 于出现的「合并汇算」窗口里，下拉「函数」菜单，选择表格要呈现的计算结果，此例为平均值。
▲3. 接着点选「参照地址」后方的图标，选取要合并汇算的范围，再按下「新增」。
▲4. 重复上一个步骤，持续将要合并汇算的表格「新增」完成。
▲5. 勾选窗口下的「顶端列」、「最左栏」、「建立来源资料的链接」，日后单一表格更改时，也会连带变动合并的表格资料。
▲6. 接着就会自动出现合并计算后的表格，而展开前方的「+」号，还能见到计算的明细。
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技巧10. 自定义排序规则，表格客制化呈现
在分析 Excel 表格资料中，「排序」也是经常被使用到的功能，因此在菜单中，也有快捷功能键可以设置，不过预设的功能都只有由小排到大，或由大排到小，中文则会依照笔画进行排序，如果想要的排序不是依照笔画的多寡，就可以手动自定义排序规则，且还能够依照需求，指定多个排序条件。 这里就以会员第一季的表现做为排序目标，也因为内置的排序清单中，没有表格上的内容可以选择，因此必须以手动新增排序清单后，Excel 才能进行判断及排序。 此外，为了让性别也能排序，同样以自定义排序规则的方式，新增第二个排序条件，当然，如果有其他需求，还是可以再新增更多排序规则。
▲1. 在工作表中选取要排序的字段，记得标题也要选取，并在「资料」标签项下，按下「排序」功能键。
▲2. 在出现的窗口中，排序方式选「第一季」，排序对象选「值」，排序选「自定义列表」。
▲3. 在列表项目中，输入表格中要排序的内容，记得是一个项目一行，完成后按下「新增」。
▲4. 接着在自定义清单处，就可以看到上步骤新增的内容，点击后按下确定。
▲5. 回到步骤2的地方，按下「新增层级」，进行第二个排序规则的设置。
▲6. 完成后回到工作表，就会呈现排序后的结果，此例除了依第一季内容排序外，性别同时也完成排序。
技巧11. 导入 Web 资料制作表格，免开网页持续更新
在 Excel 内置的外部数据导入功能中，可选择导入数据库、文本文件、XML 等等，其中也支持 Web 导入数据的选项，也就是可选择从网络加载数据制作表格，且只要维持在网络连线的状态下，就可以通过网络随时更新信息的特性，随时按下「重新整理」，就能够同步更新 Excel 里的数据。 这个功能的好处就是可以在同一个 Excel 标签表中，掌握到不同信息的变更，让用户在不同网页间不断切换，甚至还能进一步设计表格资料之间的计算方式，如此只要按下 Excel 表格中的「全部重新整理」，就可以立即获得想要的资料。 以下则以加载Yahoo！奇摩股市的个人投资组为合示范，日后免开网页也能更新股票金额。
▲1. 将要导入 Web 数据的工作表开启后，在「资料」标签页，找到「从 Web」选项。
▲2. 跳出的窗口就像小尺寸的浏览器一样，输入想要撷取数据的网址，再按下「到」，这里以Yahoo！奇摩股市为例。
▲3. 在加载的网页上，将想要加载 Excel 工作表的内容前方，按下黄色箭头图标，变成蓝色后再按「导入」。
▲4. 回到 Excel 工作表上，于导入数据的窗口里，选择单元格的位置，再按下「确定」。
▲5. 静待几秒后，表格就会加载至工作表里，平时按下「全部重新整理」就会同步更新网络上的资料。
▲6. 按下「全部重新整理」旁的「内容」，可选「每隔几分钟更新一次」，并手动配置分钟数即可。
技巧12. 瀑布图掌握每个数字的即时变化
虽然最新版本的 Excel 2016或是 office 365里的 Excel，外观看起来和 Excel 2013相似度极高，但内部新增许多功能，其中图表也较过去更为丰富，包括新增瀑布图、树状图、放射环状图、直方图、盒须图、3D 地图，每个图表都有各别突显的功能，让使用者可更精确地呈现资料，且只要选择原始资料，Excel 就会自动生成图表， 再细部调整即可。 当中，瀑布图可用来显示一个数字到另一个字数间的变化过程，用在分析企业的财务资料更显优势，而一般使用者也能通过瀑布图清楚呈现收支的变化。 以下则示范以瀑布图来观察期存货的变化，在期间内的存货增减，都可以通过图表来掌握。
▲1. 在工作表中选择要制成图表的字段后，找到「插入」标签页下的图表，按下「瀑布图」。
▲2. 在出现的瀑布图中，看到每项数字的变化结果，而此例的期末存货应为总结，必须由0开始才对，因此点击两下进行变更。
▲3. 进入编辑页面后，按下右侧的「数列选项」，并选中「设为总计」。
▲4. 此时期末存货就会变成另一个颜色，并且贴齐底部的起始线，也代表是表格中的总结数值。
▲5. 除了默认的瀑布图样式外，在上方的「图表样示」有不同的形式可以选择。
▲6. 也可以按下右侧的「效果」，调整色彩、大小、透明度，以及特效等视觉变化。
